4 Tipps gegen Schreibtisch Chaos

Dein Schreibtisch sieht ständig so aus, als sei eine Bombe darauf explodiert? Der Chef kommt vorbei uns möchte eine Unterlage abholen die doch hier irgendwo sein müsste. Du siehst die Kollegen nur noch im Stehen, weil die Papierberge Außmaße vom Mount Everest annehmen? Warte nicht, dass jemand deinen Schreibtisch aufräumt. Krieg den Arsch hoch. Die gute Nachricht. Wir haben 6 Tipps gegen das Schreibtisch-Chaos für Dich.

1. Räume Deinen Schreibtisch komplett ab!

Komplett? Ja, wenn wir komplett meinen, meinen wir alles. Die Papierberge, Deine Kaffeetasse, die Tastatur, den Monitor und die Schreibtisch-Unterlage (und das was sich darunter befindet). Dein Schreibtisch sollte jetzt leer sein. Im Idealfall hast Du bis drei mitgezählt und Deine Schubladen ebenfalls entrümpelt. Falls nicht, jetzt ist der Beste Zeitpunkt dafür. Nimm jetzt einen Papierkorb zur Hand und fülle ihn mit den ganzen Unterlagen und Werbeprospekten, Briefchen und Flyern die du sowieso nicht mehr brauchst. Notizen, die dir auf den ersten Blick nicht mehr relevant erscheinen gehören ebenfalls in Ablage P.

Im nächsten Schritt schmeißt Du alle Artefakte weg, die im Papierkorb nichts zu suchen haben und trotzdem auf den Müll gehören. Werbegeschenke, leere Kullis, Klarsichtfolien und alles was lose in deinen Schubladen nur auf den Tag der Erlösung wartet.

2. Nimm das ganze Papier auf einen Stapel – und drehe ihn um

Du hast jetzt einen Riesenberg Papier vor Dir liegen. Und zwar von unten. Jetzt fängst Du mit dem ersten Blatt an, nimmst es vom Stapel und drehst es um. Deine ganze Aufmerksamkeit gehört für den Bruchteil einer Sekunde diesem Papier. Was jetzt? Du hast 3 Möglichkeiten.

1. Schmeiß es in den Papierkorb wenn es nicht mehr wichtig ist!
2. Ist es wichtig und Du kannst es innerhalb von 90 Sekunden bearbeiten ist JETZT der richtige Zeitpunkt.
3. Ist es wichtig wmuss delegiert werden bring es JETZT an den entsprechenden Bearbeiter.
4. Ist es wichtig, kann nur von Dir bearbeitet werden und dauert länger als 90 Sekunden lege Dir JETZT einen Bearbeitungstermin fest.

Denk beim Wegwerfen aber daran, dass einige Papierstücke einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Diese solltest Du wohl oder übel an der richtigen Stelle archivieren und abheften.

3. Werde zum Murmeltier

Du kennst Dich. Jetzt wird der Schreibtisch sauber, Du bist stolz und in 8 Wochen stehen wir vor dem gleichen Dilemma? Unsere kleine Aufräumparty kannst Du einmal im Monat steigen lassen. Lege Dir dafür JETZT schon einen Termin im Kalender an. Punkt 2 tut beim ersten Mal weh, wenn Du ihn jedoch in regelmäßigen Abständen durchführst und dafür einen festen Termin ansetzt, wird es demnächst halb so wild. Trage Dir also sofort eine Terminserie in Deinen Kalender ein.

4. Sie haben Post

The same procedere every day. Wir müssen zuerst trennen. Post ist nicht Email. Irgendwann kommt einmal am Tag die Post, Emails flattern rund um die Uhr bei Dir ein.
Mach es bei der Post wie in Tipp 2 beschrieben. Öffnen, lesen und wenn Du sie in 90 Sekunden bearbeiten kannst – direkt weg damit. Bei Emails rät Dir jedes Management Buch diese nur 1x am Tag zu lesen. Falls Du einer der wenigen Menschen bist, die diesen wertvollen Tipp wirklich umsetzen möchten informiere alle Deine Kollegen darüber. Sag Ihnen auch, um wie viel Uhr du Deine Emails liest. Biete auch an, dass wichtige Informationen oder Aufträge telefonisch oder persönlich besprochen werden können.

Auch bei der Bearbeitung von Emails kannst Du Dir Tipp 2 zu Herzen nehmen. Unwichtige Mails direkt löschen. Mails die du delegieren kannst, direkt delegieren. Mails die deinen Arbeitseinsatz erfordern (und zwar nicht länger als ein paar wenige Minuten) direkt wegarbeiten und Mails die wichtig sind und dich länger beschäftigen legst Du dir als Termin in Deinem Kalender an. Sofern Du Mails bekommst die zwar interessant aber nicht wichtig oder dringend sind verschiebe sie in einen Ordner „Für zwischendurch“ oder „Für später“ oder „Archiv“, falls Du sie nicht direkt löschst.